Cierre mensual sin friccion: como reducirlo de 5 dias a 1 tarde
El cierre contable mensual deberia ser un proceso de verificacion, no de digitacion. Te mostramos las 7 actividades que tu ERP deberia automatizar para liberar a tu contador.
Si tu equipo contable pasa 3 a 5 dias completos cerrando cada mes, no es problema del equipo: es problema del sistema. Esta guia repasa las 7 actividades clasicas del cierre y cuales deberian estar automatizadas en cualquier ERP serio.
Las 7 actividades del cierre mensual
1. Conciliacion de ventas con SUNAT (RVIE)
Lo que pasa sin automatizar. El contador descarga el TXT desde SUNAT, lo abre en Excel y compara fila por fila contra el modulo de ventas.
Lo que deberia pasar. El ERP descarga la propuesta directo de SUNAT, la cruza automaticamente con tus comprobantes emitidos y resalta diferencias en pantalla. Tu contador solo aprueba.
2. Conciliacion de compras con SUNAT (RCE)
Lo que pasa sin automatizar. Lo mismo que ventas, pero mas complejo: hay que validar CDR rechazados, detracciones, recibos por honorarios duplicados.
Lo que deberia pasar. El ERP detecta los CDR rechazados antes de que pagues al proveedor. Las detracciones que no fueron depositadas en plazo aparecen en una lista roja.
3. Conciliacion bancaria
Lo que pasa sin automatizar. Descarga del extracto bancario en TXT, importacion a Excel, cruce manual con los pagos efectuados y recibidos del sistema.
Lo que deberia pasar. Cargas el extracto al sistema (un click) y este cruza automaticamente por monto, fecha y referencia. Las diferencias quedan en una bandeja para revisar.
4. Asientos contables del mes
Lo que pasa sin automatizar. Cada factura, cada recepcion, cada pago requiere un asiento manual o un proceso de generacion en bloque al final del mes.
Lo que deberia pasar. Cada documento operativo genera su asiento en el momento que se crea. Al cierre solo hay que validar.
5. Provisiones y ajustes
Lo que pasa sin automatizar. Plantillas en Excel para depreciacion, amortizacion, provision de personal, ajuste por diferencia de cambio. Cada mes se recalcula y se carga.
Lo que deberia pasar. El sistema calcula automaticamente la depreciacion segun el activo fijo registrado y aplica diferencia de cambio sobre todas las cuentas en US.
6. Estados financieros
Lo que pasa sin automatizar. Tableros de Excel con formulas que apuntan al PLE. Cada cambio obliga a reconstruir.
Lo que deberia pasar. Balance general, estado de resultados y flujo de efectivo se generan al instante con un filtro de periodo.
7. Documentacion y archivo
Lo que pasa sin automatizar. Constancias SUNAT en carpetas del computador del contador. XMLs firmados en otra carpeta. CDRs en otra.
Lo que deberia pasar. Todo queda archivado en el sistema, accesible por comprobante, con auditoria de quien lo proceso y cuando.
Lo que liberar 4 dias al mes significa
Una contadora general que gana S/ 6,000 al mes y dedica 4 dias completos al cierre, le cuesta a la empresa S/ 1,200 al mes (proporcional). En el ano son S/ 14,400. Y eso sin contar el costo de oportunidad — que sigan trabajos estrategicos en lugar de digitacion.
Como se ve un cierre rapido con Nexa Cloud
- Dia 1, manana: importas extracto bancario, conciliacion automatica, revision de excepciones (1 hora).
- Dia 1, tarde: RVIE descargado de SUNAT, conciliado, aprobado (45 min).
- Dia 1, fin de dia: RCE descargado, revisado, alertas atendidas (1 hora).
- Dia 1, ultima tarea: generacion automatica de provisiones, validacion (30 min).
- Dia 1, sale el reporte: Balance + Estado de Resultados listos para gerencia.
Total: una tarde de trabajo bien hecho, no una semana de digitacion.
Tu turno
Si tu cierre mensual aun toma mas de 2 dias, hay margen serio para mejorar. Conversa con nosotros y te mostramos en una demo de 30 minutos como Nexa Cloud automatiza estas 7 actividades.